2015.08.20

マイナンバーの利用目的の明示・通知方法

マイナンバーの利用目的の明示方法（利用目的の通知）

会社としては、従業員や取引先からマイナンバーを取得する際に、必ず利用目的を特定し、従業員に明示（通知）しなければなりません。

会社で従業員のマイナンバーを利用する目的としては、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険加入事務」などがあると思いますが、このようなマイナンバーを取得する目的を特定する必要があります。

その利用目的の通知方法ですが
①社内LAN（メールも含む）による通知
②社内報や回覧等による提示
②各個人への通知書面の提示
③就業規則への明記

などの方法が考えられます。
特に絶対にこれでなくては、という規定はありませんので、それぞれの会社に適した方法によって通知してもらいたいと思います。

ただし、「そんな通知は見ていない」「メールなんて来ていない」という従業員が出てくることも考えられます。社内メール＋就業規則 や 回覧＋各個人への通知 などの複数の手段を取ることがトラブル防止になるでしょう。

また利用目的の通知の内容ですが、あまりに限定してしまうと大変です。

例えば、「雇用保険の資格取得手続き」としてしまうと退職時の「離職票」などの作成にマイナンバーを記載できません、その都度、従業員に通知する必要性が出てきますので、ここはマイナンバーを利用する事務の大きなくくりを従業員に通知すれば良い、と考えてください。


マイナンバー通知 サンプル

----------------------------------------------------------------------------------------------
○○株式会社で取り扱う事務の範囲および利用目的

当社が、当社の従業員又は第三者から取得する特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。


1.当社の従業員に係る個人番号関係事務
①雇用保険届出事務※
②健康保険・厚生年金保険届出事務※
③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

2.第三者（従業員の被扶養者を含む。）に係る個人番号関係事務
①報酬・料金等の支払調書作成事務
②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③国民年金第3号被保険者届出事務
④不動産の使用料等の支払調書作成事務
⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務


上記1～2に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
※1.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

-------------------------------------------------------------------------------------
ここで重要なことはあくまで「通知」であって「同意書」ではないという点です。
「同意書」にしてしまうと「同意」しない従業員が現れた時に面倒なことになります。
マイナンバーに絡めて各従業員のメールの監視やＰＣ内の保管データのモニタリングなどを進める場合などは「同意書」を取ることも必要ですが、通常のマイナンバー利用目的だけでしたら「通知」だけにしておくことが大切です。


====================================================
ツノダ人事多摩オフィスは青梅市はもちろん、羽村市、福生市、昭島市、立川市などの中央線・青梅線沿線やあきる野市、八王子市など多摩エリア全域はもちろんのこと、国分寺・三鷹などの中央線沿線や新宿・渋谷・品川などの山手線沿線など東京都内全域の労働問題、人事トラブルは特定社会保険労務士資格のあるツノダ人事にお任せください。お困りのことがございましたらお気軽にツノダ人事までお問い合わせください。

• マイナンバー利用目的　マイナンバー利用目的通知　従業員への通知　個人番号関係事務　ツノダ人事多摩オフィス　給与計算　就業規則　社会保険手続き　労働問題　人事トラブル　小売業　飲食業　サービス業　医療介護　青梅市　羽村市　福生市　昭島市　立川市　あきる野市　八王子市　国分寺　三鷹　吉祥寺　新宿　渋谷　品川　中央線　青梅線　東京23区